Más Allá del Ruido: Aprovechando la IA en la Comunicación y Colaboración Interfuncional

OK, hola a todos. Mi nombre es Miranda, gracias por unirse a mi charla hoy. El enfoque es cómo puedes usar herramientas de IA para una colaboración fluida entre equipos. Pero realmente, ¿qué significa eso exactamente? Eso suena bastante técnico, ¿no?

Quería hablar hoy sobre cómo la IA me ayuda con la colaboración porque esa es una de esas áreas en mi jornada laboral cuando estoy trabajando con, digamos, ingenieros o equipos legales, incluso aquellos que están construyendo nuestros correos electrónicos, donde simplemente empiezo a sudar frío si estoy mirando esta enorme conversación de Slack llena de jerga que no entiendo. Y honestamente, la IA me ha ayudado a convertirme en un mejor colaborador con todos los diferentes tipos de equipos, con sus diferentes especialidades y sus diferentes roles. Ha sido un salvavidas.

Así que realmente, estamos ayudando, voy a ayudarte a no sentirte así. Así es como solía sentirme hablando con mi equipo de ingeniería, ya sabes, simplemente siguiendo, asintiendo, tratando de convencerlos de que realmente los estaba siguiendo. Pero ahora con la IA, así es como me siento. Jim es la IA y yo sigo siendo Dwight. Y me siento mucho más empoderado, mucho más seguro para hablar no solo con ingenieros, sino con cualquiera donde sienta que hay algún tipo de barrera de comunicación entre yo y ellos.

Entonces, ¿qué vamos a hacer realmente? Daré una breve introducción de quién soy, quién es esta cabeza parlante frente a ustedes, cómo uso la IA a diario y mis herramientas favoritas. Les guiaré a través de ellas. Y luego, al final, y de hecho tal vez incluso a lo largo, compartiré con ustedes, hay un código QR que obtendrán. Así que pueden simplemente escanear la pantalla, y pueden ver como una versión de una página de todo lo que estoy hablando.

Así que soy Miranda. He pasado unos cinco años en marketing en el espacio tecnológico y en la gestión de programas. Actualmente, estoy en Zapier, una increíble empresa de automatización, que simplemente ayuda a diferentes herramientas a comunicarse entre sí y completar tareas. Y también ayudo a las empresas con su diseño web y su marketing. Y estoy basada en Vancouver, BC, Canadá. Así que aquí está el desafío, el gran desafío que creo que la IA puede ayudar a resolver. Comprensión. Así que cada equipo definitivamente tiene su propio lenguaje. Estoy segura de que has sentido esto si trabajas de forma remota, y puedes simplemente saltar a los diferentes canales de Slack donde cada equipo está hablando, y haces un desplazamiento rápido y no tienes idea de lo que están hablando. Así que para siquiera comenzar a colaborar, necesitas llegar a una base donde realmente entiendas lo que están diciendo. Y esto no es solo, ya sabes, de mí a los ingenieros al mirar lo que están diciendo, ya sabes, limitaciones de API y latencia, y no sé, toda esta horrible jerga que no tenía ni idea de lo que significaba.

Los marketers también tienen su propia jerga. Y eso podría ser cosas como embudos y campañas de nutrición y tasas de retención. A veces doy por sentado que mi propia jerga se desliza en mi lenguaje cuando hablo con colegas de otros equipos. Así que realmente, la IA es un hermoso traductor entre cualquier tipo de equipo en el que estés trabajando. Y voy a compartir mis prompts de chat GPT favoritos que ayudan a traducir la entrada que estoy recibiendo y luego traducir la salida que estoy devolviendo a mis colegas.

El siguiente aquí, una vez que tienes eso claro, es la comunicación. Ahora voy a abordar esto desde cómo me comunico literalmente con mi navegador, gracias al navegador Arc, es un navegador potenciado por IA del que estoy absolutamente obsesionada ahora, tiene LLM incorporado, por lo que resumidores de páginas, y ha sido una herramienta realmente útil para obtener exactamente lo que necesito mucho más rápido de lo que lo había hecho antes. Y luego el último es tomar ambos pasos anteriores, ¿cómo uso la IA entonces para rastrear efectivamente las tareas que debería estar completando y haciendo seguimiento con los equipos de maneras que tengan sentido para todos nosotros?

Bien, este primero, este es bueno. Y sabes qué, estoy realmente al lado de allí. Estos son mis prompts de chat GPT favoritos que uso para ayudar a comunicarme con equipos técnicos. Y luego también, cualquiera en Zapier puede usarlo para refinar la salida de los mensajes de Slack que están dando para que suene más conciso, más accionable y amigable, porque el trabajo es simplemente mejor cuando todos nos sentimos amigables detrás de nuestras pantallas de computadora. Y en preparación para esto, de hecho vi que en Zapier, mi GPT personalizado es el quinto más popular, lo cual es bastante genial. Eso fue un pequeño dato encantador.

Y uno de mis colegas simplemente se acercó a mí diciendo, me encanta tu refinador de mensajes de Slack. Así que sí, uso este todo el tiempo. Ahora la clave de estos es que puedes iterar a medida que avanzas. Pero si escaneas la pantalla de la computadora frente a ti ahora mismo, aquí es donde puedes simplemente abrir la página de Notion que he creado. Así que tiene el prompt justo ahí para ti. No necesitas estar tomando una captura de pantalla de la siguiente página ni nada. Y también tiene una plantilla de flujo de trabajo de zap. Así que puedes simplemente copiar eso directamente en tu cuenta de Zapier y hará exactamente lo que estoy guiándote a través de lo siguiente.

Así que este prompt se trata de tomar un hilo técnico realmente largo y aterrador y hacerlo sentir mucho más conciso y claro. Los prompts con chat GPT son algo complicado. Necesitas ser un equilibrio. Encontré un equilibrio de realmente detallado, pero también dando a chat GPT suficiente flexibilidad para devolverte algo que sea realmente útil.

Y así, después de mucho solucionar problemas, esto es algo que ahora puedo usar de manera confiable cada vez que esencialmente uso un emoji de Slack y simplemente reacciono a un hilo específico de Slack. Entonces chat GPT usa este prompt y toma todo el hilo y produce exactamente lo que le estoy pidiendo que haga aquí, que es darme un resumen clave de los problemas, cualquiera de los términos importantes que puedan surgir a lo largo de ese mensaje. Y luego sugiere elementos de acción para mí.

Ahora, chat GPT he escuchado a otros decir, ya sabes, es como el mejor pasante que jamás tendrás. Y eso es muy cierto. Así que a veces este pasante se equivoca en los elementos de acción específicos que deberías estar tomando, pero le daría una tasa de éxito del 85%. Ahora, el segundo prompt que uso es una vez que he obtenido un resumen de este gran y largo hilo de Slack, tomaré la salida donde es como, está bien, esto es de lo que está hablando tu equipo de ingeniería. Esto es lo que sugerimos que deberías hacer. Haré un volcado de ideas de mi propia respuesta.

Y luego simplemente uso este prompt. Así que digo, está bien, toma todo lo que acabo de redactar para ti y ahora revísalo de esta manera. Y la belleza de esto es que puedes guardarlo como un GPT personalizado. Así que lo que eso significa, y lo verás en la página de Notion, es que puedes estar en medio de una conversación con chat GPT, y puedes simplemente llamar a cualquiera de estos prompts haciendo clic, ya sabes, en el símbolo de arroba y el nombre que le diste al prompt, luego cualquiera de los mensajes futuros que envíes, se alimentará a través de este prompt específico. Así que a menudo tendré una conversación en marcha y hablaré con mi uno, lo llamo el compañero de hilo de Slack para refinar el mensaje que voy a enviar de vuelta al equipo. Y luego, cuando necesito traducir algo que está llegando, usaré otro término. Y es como tener dos tipos diferentes de amigos que se unen a una conversación contigo.

Bien, veamos un ejemplo. Digamos que recibo este mensaje del equipo de ingeniería. Sabes, mi gerente dice, Oye, Miranda, ¿puedes echar un vistazo a este hilo? Creo que necesitamos hacer algo aquí, pero no estoy exactamente seguro de qué. Digo, absolutamente. Puedo. Y dice, sí, oye, equipo, solo una actualización sobre la limitación de tasa de integración. Estamos implementando cuotas basadas en tokens para solicitudes de API limitadas a cien solicitudes por usuario por minuto para mitigar la latencia durante las horas pico. Ni siquiera voy a terminar de leer eso porque así soy yo todo el tiempo que estoy leyendo este hilo. Pero ahora puedo simplemente ir a Chachi Petit, puedo prácticamente pegar toda la conversación. Tengo un gato negro viniendo hacia mí pronto.

Y esto es lo que me devolvería. Así que introduje esa conversación de muestra y luego obtengo, está bien, los problemas clave aquí, Miranda, que deberías conocer sobre los nuevos límites de tasa en las solicitudes de API. Yada, yada. No voy a entrar en detalles. Y luego me muestra los elementos de acción sugeridos. Y sí, puedes ver que los elementos de acción sugeridos están totalmente acertados. Así que ahora digamos que vuelvo a Chachi Petit y redacto un mensaje basado en los elementos de acción que acabo de obtener del primer prompt. Esto es lo que me da el segundo prompt. Dice, está bien, próximos pasos, obtengamos comentarios sobre el borrador tanto de marketing como de producto. ¿Hay otros recursos de apoyo que podría preparar o que podríamos preparar para producto y soporte? ¿Puedes ayudar a verificar a qué socios afectaría esto? Todo esto lo hace mucho más rápido. Así es como uso Chachi Petit, mis dos prompts poderosos. Escanea este código QR, pruébalos tú mismo. Puedes ver los prompts allí, guárdalos como un GPT personalizado. Lo que recomiendo encarecidamente es ajustar el GPT personalizado para que sea específico para tu rol. Y también puedes cargar archivos en ese GPT personalizado con un glosario de los términos con los que estás más familiarizado dentro de tu propio rol.

Bien. El siguiente es Arc. Y sí, es un navegador. Y entonces pensé, ¿debería incluir un navegador de IA en este tema de cómo comunicar y colaborar más rápido y fácilmente con otros equipos? Y decidí que sí, porque soy un gran fan de Arc. Es la forma más rápida que he encontrado para ir al sitio de otro socio y esencialmente resumir exactamente lo que necesito directamente en la página. No he encontrado, y la gente puede corregirme si me equivoco, estoy seguro de que lo harán, pero no he encontrado una extensión de Chrome realmente buena para hacer esto.

Y a veces Chachi Petit, no sé, parece que a veces saca la información correcta y a veces no. Por alguna razón, Arc simplemente lo hace con más éxito. Así que a menudo uso esto para simplificar un estudio de caso largo o un documento de desarrollador de socio largo para mí directamente en la página. Incluso puedo pedirle que comience a redactar titulares que luego podría usar en correos electrónicos para usuarios de Zapier sobre, digamos, la API de MetaConversions. Lo que también me encanta es que es como si tu navegador fuera un amigo virtual, porque todas las pestañas a lo largo del lado, este pequeño ícono ordenado, luego usa IA para organizarlas inteligentemente. Así que esto hace que la comunicación con tus colegas sea más rápida porque no estás revisando cada una de tus pestañas para sacar algo en lo que has estado trabajando. Creo que incluso es porque a lo largo de la pestaña lateral allí, porque todas las pestañas del navegador están en el lado, obtienes más espacio para ver de qué se trata cada pestaña en lugar de como cuando usaba Chrome y, ya sabes, dentro de tres horas de mi jornada laboral, hay solo 20, no, como 30 íconos diminutos y no tienes idea de qué es cada uno de ellos. Así que esta barra lateral puedes activarla con comando S y sale o se colapsa muy fácilmente. Y luego la vista de panel dividido, también me encanta. Eso no es tanto una característica de IA, pero creo que es realmente genial. Simplemente arrastras y sueltas todas tus pestañas sobre sí mismas y luego se convierte en una pantalla dividida para ti.

Ahora, por último, pero ciertamente no menos importante, la colaboración. Así que ambos son esencialmente flujos de trabajo de Zapier que uso cada hora en el trabajo. Y uno de ellos me da como un resumen de un clic de cualquier conversación que estoy viendo y uno de ellos me da un elemento de acción de un clic. Y hago esto de un par de maneras diferentes. Así que pensé en compartir ambos contigo. Ahora, el primero, digamos que recibes un mensaje de un miembro del equipo, quizás similar al que vimos antes. Si vas a todas las opciones de cómo puedes reaccionar a un mensaje, lo que haré con uno de estos flujos de trabajo es que tengo un pequeño emoji personalizado que subí a Slack y es solo el símbolo de Asana más un pequeño signo de verificación. Eso luego toma, similar a la primera forma en que uso ChachiPT, toma cómo uso ChachiPT y lo pone en un flujo de trabajo. Así que reaccionaré. Mira todo el hilo de Slack. Lo destila en los problemas clave y los elementos de acción clave. Y luego lo alimenta en Asana para mí. Lo otro que haré, sin embargo, es que a veces aparece un mensaje, no hay un elemento de acción necesariamente asociado con él, pero quiero poder guardarlo para más tarde porque es lectura importante y así que mi tomador de notas preferido es en realidad Reflect.

Y así alimentaré en Reflect, alimentaré el mensaje en Reflect y hace algo similar para mí donde toma, tiene más espacio para tomar el resumen de lo que he estado mirando y cualquier elemento de acción. Entonces, lo que esto parece como un ejemplo sería si reacciono a un mensaje, todo esto que ves fue generado por IA. Así que mira todo el hilo. Me da un resumen y me da dos elementos de acción. Así que ese es al que estaría reaccionando si fuera como, está bien, esto es algo que quiero completar pero no necesito que mi equipo necesariamente tenga visibilidad sobre ello. Y luego el otro tipo que podría hacer está anidado bajo lectura relevante. Y eso es algo donde podría no haber un elemento de acción, pero hace un poco más de un trabajo exhaustivo de delinear exactamente de qué trata esa discusión.