Más Allá del Código: Creando Discusiones Efectivas para Avanzar en la Toma de Decisiones Técnicas

Imagina esto. Estás sentado en tu computadora en una reunión, y claro, estás prestando atención, pero también estás respondiendo ese mensaje rápido de Slack, tratando de escribir ese pequeño fragmento de código, luego esperando que la prueba pase y viendo al presentador guiarte a través de algo. ¿Alguna pregunta?, dicen. Piensas, no, no tengo preguntas, porque, por supuesto, ¿por qué tendrías alguna pregunta? Realmente solo estabas prestando un poco de atención. Esperas no haberte perdido de nada, pero si lo hiciste, está bien.

Revisarás el pull request o leerás el spec stock más tarde, y siempre puedes comentarlo cuando realmente tengas tiempo para darle un pensamiento más profundo. Ahora pausa y cambia de roles. Piensa en el momento en que has sido ese presentador, esperando que la gente esté escuchando porque te tomaste el tiempo y esfuerzo para preparar esta reunión. Es importante que todos estén alineados y en la misma página. ¿Alguna pregunta? No ves ninguna. Eso debe significar que lo que has hablado ha sido claro y está claramente entendido y que la gente está de acuerdo con ello. Ahora, todos hemos sido ambas personas, y contando esta historia aquí, estoy seguro de que puedes ver todos los agujeros.

A menudo vamos a las reuniones con estas expectativas y mentalidades, y eso es porque, honestamente, muchas de las reuniones en las que estamos son un poco malas. Quiero decir, piénsalo. ¿Prestaste atención completamente en la última reunión en la que estuviste? ¿Permaneciste completamente comprometido en la última reunión profundamente técnica en la que estuviste? ¿Las reuniones en las que estás son generalmente un buen uso o un mal uso de tu tiempo? Esto es porque, de nuevo, muchas reuniones son malas. Simplemente, no se sienten lo suficientemente valiosas como para darles nuestra atención indivisa en medio de las toneladas de cosas adicionales que estamos tratando de hacer al mismo tiempo y todas las diferentes cosas que estamos tratando de lograr, incluso si sabemos, teóricamente, que son valiosas y necesarias, y no necesariamente queremos que desaparezcan. Soy Allison McMillan. El mejor cumplido que he recibido fue que dirijo reuniones como si odiara las reuniones, y creo que muchas de las veces que nos reunimos en persona para reuniones, etcétera, simplemente no son geniales porque simplemente suceden. Están en nuestro calendario.

And so, a little bit about me. I'm a fractional engineering executive. I also run masterclasses, trainings, and offsites for teams and companies, particularly those that are heavy on the engineering side. I'm also formerly on the Ruby Central board. I had a podcast about being a parent in tech, and I love helping people have better conversations, because the core of all of the work that I do is really helping people work through those pain points and the issues that they're facing by getting work done or just getting through that point in time in ways that are fun and engaging.

Much of what's written about meetings gives you those starter suggestions, right? They say things like have an agenda, think about the attendee list, think about the cadence of the meetings. And all of these things are important, but that's really where it starts, right? Running a meeting, especially a technical one, is so much more than that.

Here's some information about meetings. 71% of senior managers believe that meetings are inefficient. How workers feel about the effectiveness of meetings correlates with their general satisfaction or dissatisfaction with their job. Almost 40% of employees consider unproductive meetings to be the highest cost to their organizations. 62% say that meetings miss opportunities to actually bring the team closer together. And only half of all meetings are effective, well-used, and engaging. And those numbers drop even lower when you're talking about remote meetings. But meetings are also necessary, right? Especially the ones where we're talking about technical approaches, feasibility, postmortems, next steps.

Aquí están algunas de las razones por las que las reuniones técnicas pueden ser realmente útiles. Más cerebros son mejores que menos. Podemos construir sobre los enfoques de los demás. Puede ser una herramienta para enseñar, aprender y compartir conocimientos, y disminuye el factor lotería. ¿Qué pasa si alguien gana la lotería y se va mañana? ¿Quién más conoce esa parte de la base de código? Y estas habilidades son críticas para el crecimiento profesional, ¿verdad? Es algo que haces cada vez más a medida que creces en antigüedad. En algún momento de tu carrera, todavía estás enviando código, pero no es solo eso, ¿verdad? Se trata de poner a las personas en la misma página, crear alineación, resolver algunos de los problemas más complejos que tu empresa está viendo, y ayudar a desbloquear o desatascar a otros.

Cuando los ingenieros vienen a mí y están tratando de averiguar esa próxima promoción o cómo avanzar al siguiente nivel, más a menudo que no, es este conjunto de habilidades el que es un borde de crecimiento primario para ellos. ¿Qué dirían las personas sobre la última reunión técnica que dirigiste? ¿Dirían que fue realmente informativa? Hubo muchos desvíos. Eran las mismas personas hablando. Fue realmente interesante, algo caótico. Fue realmente inclusiva. No terminó con ningún elemento de acción. Estas conversaciones suelen ser realmente frontales, ¿verdad? Compartes tu idea, hablas sobre algún código, pides comentarios o retroalimentación. A veces proporcionas una prelectura. A veces la gente realmente lee esa prelectura. Otras veces no. ¿Sabías que los empleados realizan múltiples tareas en al menos el 41% de las reuniones? Es posible que estés realizando múltiples tareas ahora mismo. Y sabemos que especialmente en reuniones remotas, siempre estamos luchando contra docenas de otras distracciones.

¿Qué pasaría si todas las reacciones a tus reuniones pudieran ser cosas como, fue realmente atractiva, súper informativa, tuve la oportunidad de proporcionar mi propio enfoque. Me sentí realmente cómodo compartiendo mi opinión. Y caminamos a través del pensamiento y comprensión actuales. Esto se logra a través de la facilitación. La facilitación te ayuda a cumplir tus objetivos de manera más efectiva al involucrar activamente a las personas en conversaciones y hacerlas parte de lo que está sucediendo. Lo primero que pregunto a las personas cuando vienen a mí es, ¿qué estás tratando de lograr? ¿Cuál es la conversación que quieres tener? ¿Y cuál quieres que sea el resultado? Así que no solo la agenda o algo que sea un poco vago y nebuloso, sino ¿cómo saldrán las personas de esa reunión y de ese tiempo juntos? Esto nuevamente va más allá de esa agenda o ese esquema. Es el propósito. ¿Qué quieres de las personas? Y luego ata todo sobre la estructura de tu reunión a ese propósito. ¿Cuál es una estructura efectiva para alcanzar ese resultado? ¿Cómo asegurarás que las personas sigan lo que estás diciendo? ¿Cómo obtendrás esas opiniones diversas en la sala? ¿Cómo limitarás a esa persona que siempre toma el control de la conversación para que no lo haga? ¿Y cómo escucharás a esa persona que es realmente callada pero que sabes que generalmente tiene buenas ideas? ¿Y cómo obtendrás la opinión de esa persona que siempre tiene una pero que frecuentemente la ofrece demasiado tarde? Y luego, para abordar esas preocupaciones, sientes que necesitas dar 10 pasos atrás. Y luego díselo a la gente. Dile a la gente cuál quieres que sea el resultado de la reunión para cada reunión y todo lo que estás haciendo. Haz saber a la gente cuál es el propósito y los resultados para que puedan prepararse mentalmente.

es el propósito y los resultados para que puedan prepararse mentalmente. Esto también ayuda a establecer expectativas, lo que te permite mantener el tiempo realmente enfocado y atractivo.

Si todos saben por qué están en la reunión, cuando te desvías o te vas por diferentes tangentes, puedes volver a llevar a la gente a ese propósito. Ahora pasemos a los enfoques. Hay dos maneras de pensar en hacer que las reuniones sean realmente atractivas e interesantes para lograr mejor tus objetivos. La primera son las modalidades. Estas son como ejercicios o cosas que puedes hacer. Y la segunda son instrucciones o encuadres, ¿verdad?

Cómo las personas tienen estas conversaciones. Así que modalidades. Voy a darte un par de modalidades o enfoques que puedes utilizar con tus grupos. Así que el primer ejercicio que puedes hacer es hacer que la gente piense en diferentes enfoques para un problema. Así que el objetivo aquí es tener una gran cantidad de ideas porque necesitas muchas ideas malas para seleccionar y descubrir cuáles son las buenas. Puedes hacer esto proporcionando primero un enfoque técnico y luego hacer que la gente juegue con eso. Como, piensa en todas las formas en que cambiarías este enfoque. ¿Cómo podríamos alterar este enfoque? También puedes presentar un problema que estás tratando de resolver y hacer que la gente genere ideas para diferentes soluciones. ¿Verdad?

Estás tratando de fomentar esto y muchos, muchos pensamientos diferentes hacia la resolución de un problema. Así que puedes hacer eso proporcionando algunas de estas diferentes indicaciones que realmente ayudan a las personas a pensar fuera de la caja. También comienza con cómo podrías enmarcar el problema. ¿Verdad? ¿Cómo podríamos construir X característica? ¿Cómo podríamos haber resuelto este incidente más rápido? ¿Cómo podríamos hacer que X parte de nuestro código sea más estable y más confiable? ¿O cómo podríamos dar retroalimentación entre nosotros de manera más efectiva? Otra opción, si no estás buscando abrir la conversación tan ampliamente, es presentar un enfoque y luego hacer que los participantes cambien una cosa al respecto. Cambiar una cosa da forma a esas restricciones y reduce lo que la gente está pensando. También permite una participación adicional porque la barrera de entrada es más baja. ¿Verdad? La gente no tiene que pensar en un enfoque completamente nuevo.

¿Es esta una buena idea o una mala idea? ¿Cuáles son todos los riesgos complejos y mitigaciones, etcétera? Pueden simplemente pensar en un aspecto del enfoque que podrían cambiar o alterar para mejorar la totalidad, el conjunto del enfoque de alguna manera. Y pueden explicar por qué. Estos ejercicios y enfoques son importantes por varias razones que se basan en algunas de las razones por las que tenemos reuniones, estas reuniones para empezar. ¿Verdad? Dan más ideas una oportunidad. Al menos el 30% de los trabajadores creen que sus ideas son rechazadas demasiado rápidamente en las reuniones.

Permiten a las personas construir sobre las ideas de los demás. Habilitan la creatividad y el pensamiento creativo y la solución. Y fomentan un sentido más profundo de curiosidad y descubrimiento. Y para estos enfoques, estos son una especie de ejercicios con los que comienzas para hacer que la gente hable, se involucre e interactúe. Y luego, ¿verdad?, obtienes un gran número de entradas. Y a partir de ahí, hay ideas, hay formas en las que puedes reducir las ideas para realmente ajustarlas a tus restricciones. Así que, ese es un conjunto ligeramente diferente de ejercicios que harías a continuación. Algo como votación por puntos o diferentes ideas como esa, que realmente reducen ese gran conjunto de entradas que realmente te lleva de la etapa de idea a pasos específicos siguientes y elementos de acción.

La otra forma de hacer que las reuniones sean atractivas e interesantes es a través de instrucciones. ¿Verdad? Las instrucciones son las formas en que las personas participan en estas modalidades, en estos ejercicios. Las instrucciones y las instrucciones variadas son excelentes para los introvertidos, excelentes para personas neurodiversas, y simplemente un mayor compromiso de todos. ¿Verdad? No todas las discusiones tienen que ser discusiones de grupo grande.

Al variar las instrucciones y las formas en que las personas están participando, no solo en lo que están participando, estás acomodando diferentes personalidades, diferentes estilos de aprendizaje, diferentes procesos de pensamiento para crear una atmósfera más inclusiva y asegurar que todas las voces sean escuchadas y consideradas. Bien, entonces, ¿cómo se ve esto? ¿Qué quiero decir con instrucciones? Entonces, aquí hay un ejemplo. Estás haciendo que las personas discutan una pregunta o un enfoque. Puedes dividirlo en partes. ¿Verdad? Entonces, primero, da a las personas un minuto o dos para pensar por su cuenta y reunir sus pensamientos. Luego haz que hablen con una pareja para compartir esas ideas. Luego dos parejas se juntan en un pequeño grupo de cuatro. Luego esos pequeños grupos pueden compartir con el grupo más grande. ¿Verdad? Hay esta progresión que permite a las personas participar en un nivel diferente y hace que tu reunión sea más dinámica, más efectiva y más eficiente porque no todos tienen que compartir a la vez y no todos en un grupo grande. Y no tienes que hacer toda esa progresión. ¿Verdad? Frecuentemente, puedes simplemente tener a las personas en parejas y luego compartir o luego volver a esas mismas parejas o ir a diferentes parejas dependiendo de los objetivos de tu reunión.

O simplemente charlar en pequeños grupos y luego hacer que traigan la única cosa que su pequeño grupo decidió que era la preocupación más importante al grupo más grande para pensar y discutir en el futuro. Bien. Entonces, sé que probablemente hay algunos de ustedes en esta sala que están pensando en todas las razones por las que esto es mucho más difícil que simplemente hacer una presentación regular y todas las formas en que no funcionará o que da miedo, somos ingenieros, ¿verdad? Parte de lo que hacemos es pensar en todas las formas en que algo podría salir mal. Y facilitar conversaciones puede dar miedo porque tienes que dejar entrar a todos. ¿Verdad? Todas esas diferentes personalidades de las que hablamos antes, todas son parte de la conversación. Entonces, aquí está cómo puedes evitar algunos de los errores más comunes en la facilitación de conversaciones. Entonces, primero es cómo podríamos usar a través de la retroalimentación. Entonces, hablamos un poco sobre esto en términos de enmarcar preguntas en la discusión. Pero congelar la retroalimentación a través de declaraciones de cómo podríamos, cuáles son todas las formas en que, o tengo curiosidad sobre pueden ser realmente poderosas. Pueden ayudar a replantear, reformular y reenfocar lo que alguien está preguntando.

Al principio se sentirá forzado y antinatural, pero realmente, realmente ayuda a las personas a ser más concisas en sus pensamientos porque tienen que averiguar específicamente qué pregunta están haciendo en lugar de simplemente vomitar un montón de pensamientos hacia ti o el resto del grupo.

Lo siguiente es saber cuándo avanzar. Entonces, establece un estacionamiento. Explica qué es el estacionamiento al principio para que todos estén al tanto. Este es el estacionamiento. Cuando surge algo de lo que queremos hablar más, pero realmente no encaja en el propósito específico de esta conversación, lo agregaremos al estacionamiento. Y luego, ya sabes, explica cuándo volverás a visitar el estacionamiento. Sugiero encarecidamente no hacer el estacionamiento en la misma reunión, ¿verdad? Pero de esa manera, puedes centrarte en tu propósito y constantemente volver a eso.

Lo siguiente son los agujeros de conejo o tangentes. Entonces, el estacionamiento puede ser una forma realmente exitosa de lidiar con los agujeros de conejo. La otra es tomando una especie de sondeo del grupo. Entonces, después de unos minutos, cuando parece que el grupo probablemente tiene suficiente contexto sobre el tema, nuevamente, para los propósitos de esta conversación, pero parece que la conversación continúa, puedes pedir al grupo pulgares arriba, pulgares abajo o pulgares medios sobre si deberías continuar con el hilo de conversación actual. Entonces, arriba es sí, abajo es no, y medio es, podría ir de cualquier manera. La otra forma en que uso esto a veces es si alguien realmente, realmente, realmente quiere hablar sobre algo, pero no estoy seguro de si realmente va a agregar a la conversación y al propósito y objetivos y resultados que estamos tratando de alcanzar, lo limitaré en el tiempo.

Entonces, diré algo como, estoy poniendo cuatro minutos en el reloj para esta conversación. Cuando suene el temporizador, por favor, todos, muéstrenme sus pulgares para saber si debemos continuar o agregar unos minutos más al reloj para este hilo de conversación.

El siguiente escollo es cuando nadie sabe de qué se está hablando, pero todos fingen que sí. Puedes reconocer esto, porque a menudo hay un completo silencio cuando se hacen preguntas, cuando se pregunta a las personas si alguien tiene alguna pregunta.

Una buena solución aquí es tomar un descanso de cinco minutos y pedir que las preguntas se envíen de forma anónima mientras la gente toma un descanso. Entonces, puedes preguntar algo como, ¿qué es algo sobre lo que necesitas más claridad? O si recibes preguntas como, me perdí en la parte X, y luego puedes revisarlas durante el descanso, y luego cuando la gente regrese, puedes reiniciar o aclarar algunos de los términos, enfoques, preguntas, etcétera. Si no tienes tiempo en la reunión para tomar un descanso, si es una serie de reuniones, también puedes hacer un seguimiento y puedes hacer esto entre esa primera reunión y la siguiente.

El siguiente escollo, FOMO de reuniones. Invitas a demasiadas personas a la reunión, porque de lo contrario, la gente inventa historias sobre lo que la reunión está logrando o de qué se está discutiendo, o se ve como exclusión, y no quieres hacer eso. Y entonces, agregas a quien quiera ser agregado, o simplemente agregas a todos como opcional. Pero luego, tienes a muchas personas asistiendo a la reunión cuando, uno, en realidad no es el mejor uso de su tiempo, y dos, podría realmente obstaculizar la obtención de los resultados o llegar a los resultados de la reunión que realmente necesitas. Entonces, formas de solucionar esto. Graba la reunión, proporciona notas resumidas, o agrega personas a partes de la reunión según sea necesario.

Entonces, vamos a incluir a estas dos personas para este punto de la agenda y a estas dos personas para este punto de la agenda. Finalmente, el escollo definitivo es tener mucha conversación.