Pequeñas cosas que te sumergen en el caos: La forma de salir del caos diario de un líder de ingeniería

¡Hola a todos! Gracias por tenerme aquí. Me complace presentar en la conferencia TechLeague hoy. Y en los próximos 20 y pico de minutos, voy a hablar sobre las pequeñas cosas que nos lanzaron a los líderes de ingeniería al caos y describiré una forma de salir de este caos diario.

Un poco sobre mí primero. Soy Anton. Trabajo como director de ingeniería en Canonical en el equipo de la tienda. Somos los editores de Ubuntu. Es posible que hayas oído hablar de este sistema operativo, y mi equipo es responsable de la Snap Store y Chum Hub backend si has oído estas palabras clave. Y por cierto, estamos contratando en Canonical, así que no dudes en consultar nuestras oportunidades en canonical.com.

Como líder de ingeniería, mentoro y capacito a otros líderes de ingeniería, así que sí, si tienes alguna pregunta en la que me gustaría dar mi opinión, no dudes en comunicarte. Hago eso estrictamente pro bono en este momento, así que hablemos si quieres. También soy padre y fanático del esquí de montaña y el senderismo. Y con eso, empecemos con el tema.

Y comencemos con una historia sobre un gerente de ingeniería ficticio, y como de costumbre, todas las similitudes con personajes y eventos de la vida real son totalmente accidentales. Entonces, nuestro gerente de ingeniería se despierta sin sentirse realmente descansado, porque han dormido, pero no ayudó mucho, como suele suceder en su vida, desafortunadamente. Miran la hora y, oh Dios, están atrasados. Es hora de armar un sándwich descuidado para el desayuno y lanzarlo directamente al horno, por así decirlo, y dirigirse a su lugar de trabajo, donde lo primero que encuentran es la taza más grande disponible y la llenan de café para pasar la mañana, pero apenas parpadean y la taza está vacía. Oh, Dios, así que necesitan hacer más café y ser más conscientes de beberlo, y todo eso para no ir a revisar su bandeja de entrada, porque es terrible. Temen revisar su bandeja de entrada. Cada vez que lo hacen por la mañana, hay más de mil mensajes no leídos en total caos, ilegibles, pero esta vez lo revisan y solo hay 700 más desde la noche de ayer. Entonces tal vez el día vaya a ser un poco mejor hoy.

Luego revisan su calendario y se dan cuenta de que, no, no va a ser mejor, porque su calendario es doloroso de ver, porque tienen todo el día reservado para reuniones. Entonces no hay tiempo real para hacer trabajo real. Bueno, es lo que es. Suspiran y comienza el día. A mitad de su primera reunión, reciben un mensaje enojado del CTO, quien dice que se perdieron un problema urgente del departamento de ventas. Desafortunadamente, nuestro gerente de ingeniería no tiene idea de qué están hablando, así que investigan en su caos de bandeja de entrada. Y ahí está. Hace cinco días, aparentemente hubo un hilo de correo electrónico con URGENTE en mayúsculas en el asunto, y no respondieron a este hilo de correo electrónico, desafortunadamente. Así que suspiran de nuevo e investigan cuál podría ser el problema y reciben una notificación del mensajero corporativo que dice, en el canal, mira mi nueva solicitud de extracción, alguien. Bueno, ellos son el gerente de ingeniería, ¿verdad? Tienen que ver la solicitud de extracción que su equipo está creando. Ciertamente, así que hacen clic en el enlace y ven un monstruo de 2000 líneas. Bueno, están aterrados, por supuesto. Piensan lo primero que como, ¿cuántas veces tienen que decirle a su equipo que la solicitud de extracción no debe ser tan grande? Debería ser como máximo 200 líneas o 300 líneas o algo así. Pero ellos son el gerente de ingeniería, tienen que hacerlo.

Así que van y revisan la solicitud de extracción. Bueno, a mitad de la solicitud de extracción, una persona de HR también se comunica con ellos a través del mensajero diciendo que nuestro gerente de ingeniería les debe un formulario sobre un nuevo empleado que comienza mañana. Y este formulario venció hace una semana. ¿Y adivina qué? Hubo una notificación por correo electrónico al respecto. Bueno, sí, también es urgente. Así que nuestro gerente de ingeniería comienza a trabajar en ese formulario porque el nuevo empleado comienza mañana. Necesita ser completado. En este punto, alguien menciona su nombre en la reunión en la que están, y no tienen idea de cuál era el contexto y por qué alguien mencionó su nombre.

Pero afortunadamente, no sonaba como una pregunta. Así que tal vez puedan simplemente esperar y no necesiten avergonzarse diciendo que no lo hicieron, que no estaban prestando atención. Así que sí, finalmente, la reunión ha terminado. El formulario de HR está hecho. El primer logro del día. ¡Hurra! Desafortunadamente, hay un mensaje aún más enojado del CTO porque el problema de ventas todavía está ahí y nuestro gerente de ingeniería no ha respondido a ninguna de las solicitudes al respecto. Así que sí, comienzan a investigar de nuevo, y el día simplemente continúa así. Por fin, ha terminado, aproximadamente dos, dos horas y media después del final oficial de la jornada laboral. Pero en dos horas y media después de eso, nuestro gerente de ingeniería finalmente puede ir a casa y llegar justo a tiempo para una cena muy rápida y meterse en la cama y ver algunos programas de televisión antes de apagarlo. Y luego comienza el próximo Día de la Marmota. Así que sí, ese es el final de la historia.

Y tengo una pregunta para todos ustedes. ¿Alguna de estas cosas les resulta familiar? Porque muchas de ellas me resultan familiares, y espero que a ustedes también les resulten familiares ya que están escuchando esta charla. Entonces, enumeremos los errores que cometió nuestro ficticio gerente de ingeniería. En primer lugar, sus flujos de información son muy desestructurados. Tienen que lidiar con una bandeja de entrada caótica. Hay notificaciones que interrumpen el contexto por todas partes. Las tareas se registran en todas partes. Muchas de ellas están en el correo electrónico. Algunas de ellas probablemente están en el mensajero corporativo. Algunas de ellas están en donde sea que hagan revisiones de código. Seguramente hay algún sistema de seguimiento de problemas involucrado en algún lugar, espero, porque sin un sistema de seguimiento de problemas, sería aún más caótico. Así que sí, las tareas se registran en todas partes. Es difícil manejarlas todas. Pero también hay una mala gestión del calendario involucrada. Un día entero lleno de reuniones no es saludable, ¿verdad? Y no sorprende que la participación en las reuniones se vea afectada. Hay falta de enfoque. También hay falta de priorización de tareas.

Entonces, lo que hemos visto fue un algoritmo simple de procesamiento de pilas, ¿verdad? Lo último en entrar es lo primero en salir. Lo último en entrar es lo que recibe su atención. Entonces, nada se descarta. La pila en realidad no se desborda. Claramente hay una sobrecarga. El gerente de ingeniería está tratando de hacerlo todo, lo cual es demasiado. Y todo esto conduce eventualmente a la falta de disciplina en el tiempo de trabajo, ¿verdad?

Trabajar horas extras regularmente, agotarse, no tomar suficiente tiempo para relajarse y desconectar y agotarse aún más a través de eso. Entonces, ¿qué hacer? Mi receta para controlar la agenda de trabajo fragmentada y ayudar a un líder de ingeniería a salir de su caos diario consta de cuatro partes o cuatro pasos, si lo prefieren. Organizar, priorizar, delegar y enfocarse. Hablemos de cada uno de ellos. Empezando por organizar. La idea principal es reducir el ruido y poner todas tus tareas en un solo lugar.

¿Cómo? Primero debemos reconocer que no todos los mensajes son iguales. Pueden haber notificaciones de correo electrónico que se crean automáticamente, ¿verdad? Algunos robots. Pueden haber notificaciones de correo electrónico de algunos, no sé, forms que se envían a una lista de distribución y las personas que envían este formulario realmente esperan que alguien responda en varios días. Entonces, esas se pueden agrupar en algunos grupos y estos grupos generalmente son carpetas. Las carpetas de correo electrónico ayudan mucho. Las carpetas de correo electrónico más las reglas de clasificación automática para ellas, de modo que todo lo que necesite ser guardado en su propio grupo y no procesado de inmediato, obtenga una carpeta de correo electrónico.

Y la carpeta sin carpeta, es decir, la carpeta de bandeja de entrada predeterminada, solo debe permanecer para las personas que desean recibir información de usted, como pronto. Y cosas muy importantes como una notificación sobre la finalización de la producción. Ahora, las notificaciones en los mensajeros también necesitan orden. Entonces, uno solo debe ser notificado cuando se le etiquete y para mensajes directos. Además, algunos canales sobre alertas como la producción está caída. Y por cierto, estos canales deben estar separados de los canales sobre otras cosas a las que no necesitas react de inmediato. Y también sobre las etiquetas, las personas no deben abusar de las etiquetas. Por lo tanto, cosas como agregar un canal, mira mi nueva solicitud de extracción, no está bien porque sí, eso claramente es abusar de las etiquetas. Eso debería haber sido una etiqueta para una persona o ninguna etiqueta en absoluto. Y finalmente, y muy importante, todas las tareas deben estar en un solo lugar. Y mi enfoque para esto es elegir una aplicación de tareas pendientes y enviar todas las tareas allí. Desde los correos electrónicos que recibes cuando necesitas hacer un seguimiento de algo, desde el mensajero cuando alguien quiere algo de ti, desde las reuniones, los puntos de acción creados en las reuniones también deben terminar en la aplicación de tareas pendientes e incluso desde Jira.

Sí, hay tickets en Jira, pero si hay tickets en Jira y tareas pendientes en tu aplicación de tareas pendientes, no puedes hacer una priorización cruzada realmente. Por lo tanto, ayuda mucho si creas tareas pendientes también para los tickets de Jira. Luego puedes priorizarlos en comparación con otras cosas. Una vez que tienes todas las tareas pendientes en un solo lugar, ve de forma asíncrona con todo lo que puedas registrando una tarea pendiente, programándola para una fecha específica que elijas y volviendo a lo que estabas haciendo antes de necesitar registrar una tarea pendiente.

De esta manera, tu contexto se flexiona pero no se rompe, o al menos no se rompe tanto. La única excepción a esta regla es si una tarea pendiente no lleva más de X minutos, hazla de inmediato. Donde X varía dependiendo de qué tan frágil sea tu contexto personal. Mi contexto personal suele ser muy frágil, así que para mí X es igual a uno. Algunas personas tienen contextos menos frágiles y sus mentes pueden soportar más rupturas de contexto, por lo que pueden tener X igual a tres o algo así.

Ok, hemos organizado el flujo entrante de tareas. Ahora es el momento de priorizarlo. Hay varias técnicas de priorización. Una de las más populares es la matriz de Eisenhower. He vinculado a continuación la descripción de los fundamentos de la matriz de Eisenhower. Casualmente, también es el sitio web de mi aplicación de tareas pendientes favorita, que estoy respaldando completamente de forma gratuita. O no realmente completamente gratis. He tomado una imagen de su sitio web. Pero Todoist es una aplicación de tareas pendientes realmente buena, la puedo recomendar. Esta imagen describe la idea de la matriz de Eisenhower.

La idea es distinguir entre la noción de urgencia y la noción de importancia. Estos son dos parámetros de una tarea. Puede haber una tarea urgente pero no importante y una tarea importante pero no urgente. Y dependiendo de los valores de estos dos aspectos, se debe elegir una estrategia diferente. Debido a que las nociones de urgencia e importancia son propensas a la interpretación, necesitas tener tu propia comprensión de ellas, o cada uno tiene su propia comprensión de ellas, deberás encontrar tu propia forma de aplicar los conceptos de la matriz de Eisenhower a tu trabajo. Pero es importante aplicarlos de alguna manera y realizar los pasos de priorización para programar tus tareas teniendo en cuenta su prioridad.

Ok, después de haber priorizado nuestras tareas, es hora de delegar. Y debido a que la delegación es un paso que a menudo es subutilizado por los líderes de ingeniería, quiero hablar específicamente sobre por qué delegar. ¿Por qué delegamos? ¿Por qué queremos delegar? Por lo general, los líderes de ingeniería son promovidos a sus roles como ingenieros muy eficientes con potencial de liderazgo. Ahora, se convierten en el punto focal de las tareas entrantes para todo el equipo, por lo general.

Y también son muy pragmáticos, son ingenieros, ¿verdad? Y como punto focal, miran cada tarea y piensan, bueno, ¿quién sería la persona más óptima para hacer esto? Oh, supongo que soy yo, porque son ingenieros muy eficientes, ¿verdad? Y terminan haciendo mucho de esto, lo cual realmente no es escalable. Entonces, la delegación se trata de escalar. ¿Cómo permite escalar? Bueno, libera tu agenda si delegas, incluso si es algo a más largo plazo. Y al principio, delegar una tarea lleva más tiempo que hacer la tarea en sí, porque necesitas explicar, necesitas compartir conocimientos, necesitas establecer puntos de control, necesitas hacer los puntos de control, y así sucesivamente. La técnica de delegación es probablemente un tema para otra charla. Pero sí, no significa que no debas liberar tu agenda eventualmente. Esta es la forma correcta de liberar tu agenda y, francamente, a veces la única forma. También elimina los cuellos de botella, no solo al liberar tu agenda, sino también al compartir conocimientos y habilidades necesarias para realizar las tareas, creando más redundancia en las tareas. ¿Y adivina qué? Ya no tendrás que trabajar durante tus vacaciones, porque has delegado las tareas y alguien más que no esté de vacaciones puede hacerlas. Así que, especialmente, te elimina como el cuello de botella, porque tú como el cuello de botella es el alcance de la charla actual. Además, la delegación brinda a los demás un mayor impacto y más motivación, una mayor sensación de impacto y, por lo tanto, más motivación, porque si la delegación de una tarea se hace bien, a las personas les gustará hacer lo que les has delegado. Sentirán que están generando más impacto, que están asumiendo más responsabilidad y eso es bueno para su crecimiento. ¿Qué más es bueno para su crecimiento? Son las nuevas habilidades, conocimientos y capacidades que adquieren cuando les delegas tareas. Entonces, sí, con esta diapositiva, desmitifiquemos un mito popular que la gente tiene sobre la delegación. No se trata realmente de pasar trabajo a los demás. Se trata de escalar. Se trata de escalar como líder.

Entonces, bien, ¿qué delegar entonces? La respuesta es muy simple y algo aterrador. Todo. Es importante saber que es poco probable que llegues a hacerlo todo, pero para delegar lo suficiente como líder de ingeniería, debes intentar delegar todo. Debes pensar en delegar cada cosa que puedas y probablemente terminarás no delegando todo, realmente, pero habiendo pensado en delegar todo.

¿Por dónde empezar? Bueno, en términos de la matriz de Eisenhower, comienza con lo urgente y no importante. Eso es lo que sugiere la matriz por defecto para delegar, porque como líder de ingeniería, quieres trabajar en temas importantes y no en temas no importantes, especialmente en los urgentes que también rompen tu contexto, ¿verdad? Así que adelante y delega esos. Ahora, por defecto, la matriz de Eisenhower no sugiere delegar nada más, pero te sugiero que sigas adelante y delegues la otra parte de las tareas que rompen más el contexto, como las que son urgentes e importantes. Tendrás que encontrar tiempo para hacer eso, ¿verdad? Y probablemente no será fácil encontrar tiempo para delegar una tarea urgente cuando la recibes, pero programa la delegación de toda la clase de esas tareas. Piénsalo y delégalo como un proceso. Y luego puedes seguir y delegar las tareas importantes pero no urgentes. La buena noticia es que hay tiempo para delegar estas tareas. No son urgentes, así que encuéntralo. Y también piensa en delegar toda la clase de estas tareas en lugar de una por una. Así que has organizado el flujo entrante de tareas. Las has priorizado. Has delegado lo que pudiste. Ahora es el momento de enfocarte finalmente. ¿Qué significa enfocarse en este contexto? Bueno, muchos de ustedes habrán oído hablar del flujo, ¿verdad? ¿Qué es el flujo? Es un estado mental en el que podemos trabajar de manera muy eficiente en tareas creativas. Hay un libro completo dedicado a esto escrito por Michaj Csikszentmihalyi hace varias décadas. Lo recomiendo totalmente. Todos necesitan tiempo de flujo. Necesitas tiempo de flujo, que es tiempo de enfoque. Para conseguirlo, organiza tu calendario. Es decir, únete a todas las reuniones que sean valiosas para ti y concéntrate en ellas cuando estés allí para que realmente sean valiosas para ti. Opta por intervalos más cortos. Así que en lugar de 30 minutos, programa 25 minutos. En lugar de 60 minutos, tal vez 50 o incluso 45 minutos. Y estos pequeños restos de estos intervalos te dan tiempo para procesar las notas de la reunión, hacer algunas pequeñas tareas de seguimiento y programar tareas más grandes, ir al baño, que también es importante a veces. Y lo más importante, reducen la fragmentación de tus siguientes bloques de tiempo de enfoque en tu calendario para que no tengas que fragmentarlos mucho para hacer estas pequeñas cosas. Y por cierto, sobre los bloques de tiempo de enfoque, prográmalos también en tu calendario y luego protégelos porque a menudo las personas querrán programar sus reuniones en esos momentos. Así que necesitas hablar con esas personas y sugerirles que programen las reuniones cuando haya un espacio libre en tu calendario. Así pueden tener un tema, ¿verdad? Tiempo de revisión de código, tiempo de revisión de CV, si estás involucrado en la contratación, tiempo de redacción de evaluaciones de desempeño de las personas, si estás involucrado en eso y es esa temporada de nuevo. E incluso tiempo para trabajar en un ticket, porque si hay un ticket asignado a ti, necesitas trabajar en él y no tienes un intervalo en el calendario programado para eso. ¿Adivina qué? Alguien programará una reunión en ese momento. ¿Y cuándo vas a tener tiempo para trabajar en ese ticket? Bueno, supongo que después de horas o nunca. Así que sí, terminarás como ese gerente de ingeniería trabajando horas extras. Y finalmente, cuando estés en tu tiempo de enfoque, no te distraigas. Evita la procrastinación a toda costa. Para salir de la procrastinación, las mini recompensas ayudan. Cosas como, bueno, cuando termine con esta enorme solicitud de extracción de 2000 líneas, voy a tomar un refrigerio o dar un paseo por la cuadra para relajarme. Las meriendas como mini recompensas son un terreno resbaladizo. Así que sí, úsalas a tu discreción. Y luego, cuando estés en tu tiempo de enfoque, cuando ya no estés procrastinando sino trabajando, ayuda mucho evitar las distracciones cuando escuchas ruido marrón o cosas así. E incluso, si es posible, si te lo puedes permitir, activa el modo No molestar en tu computadora. Así es como te enfocas. Imaginemos que has organizado tu flujo entrante de tareas, las has priorizado, has delegado lo que pudiste, te estás enfocando correctamente. ¿Qué pasa si todavía es demasiado? Buenas noticias. Entonces estás legítimamente sobrecargado. ¿Qué hacer con eso? En primer lugar, conoce a tu enemigo, recopila información sobre tu sobrecarga, cuánto tiempo realmente dedicas a cada cosa, cuánto tiempo preferirías dedicar a cada cosa en tu mundo ideal, y lo que has delegado, lo que has hecho al respecto, lo que has delegado y lo que no puedes delegar y por qué. Luego, porque quieres mantener un horario de trabajo sensato, describe el impacto comercial de la situación actual. Está bien, simplemente no puedes hacer cierto conjunto de tareas entrantes. ¿Cuál es el impacto comercial de esto? Descríbelo para ti mismo. Porque luego necesitas ir a tu gerente, escalar la situación y describirle el impacto comercial. Y luego pedir medidas, ¿verdad? Redistribuir tareas a otros equipos, más personas en tu equipo, y así sucesivamente. Y eso es todo lo que tengo hoy para ti. Resumamos. En primer lugar, cuatro componentes del camino de un líder de ingeniería para salir del caos diario. Organizar carpetas de bandeja de entrada más clasificación automática, disciplina de notificaciones de mensajería, establecer una lista de tareas y una aplicación de tareas de tu elección, y estar sincronizado con todo lo que tienes, a menos que sea una tarea muy rápida. Y priorizar las cosas, matriz de Eisenhower, búscala y establece tu propia forma de aplicar los conceptos, delegar cosas, delegar todo, o al menos intentarlo, y optar por delegar clases completas de tareas en lugar de tareas individuales. Y finalmente, enfocarse. Organiza tu calendario, solo asiste a reuniones que tengan valor para ti y concéntrate en ellas, usa intervalos más cortos, programa y protege bloques de enfoque, y luego evita las distracciones en tus bloques de enfoque usando recompensas mínimas, ruido marrón y el modo No molestar si te lo puedes permitir. Y si todavía estás sobrecargado, realiza un seguimiento y analiza tu sobrecarga, describe el impacto de ella y escálala a tu gerente. Y con eso, muchas gracias. Estoy disponible para preguntas en Discord.