Pequeñas cosas que te lanzan al caos: La forma en que los líderes de ingeniería salen del caos diario

¡Hola a todos! Gracias por recibirme. Estoy encantado de presentar en TechLeadConf hoy y en los próximos 20 minutos, hablaré sobre las pequeñas cosas que nos llevaron, a nosotros, los líderes de ingeniería, al caos, y describiré una forma de salir de este halo diario.

Un poco sobre mí primero. Soy Anton. Trabajo como ingeniero y director en Canonical en el equipo de la tienda. Somos los editores de Ubuntu. Es posible que hayas oído hablar de este sistema operativo, y mi equipo es responsable de la Snap Store y JamHub backend si has oído estas palabras clave. Por cierto, estamos contratando en Canonical, así que adelante y consulta nuestras oportunidades en canonical.com.

Como líder de ingeniería, soy mentor y coach de otros líderes de ingeniería, así que sí, si tienes alguna pregunta en la que pueda ayudar, no dudes en contactarme. Lo hago estrictamente pro bono en este momento, así que hablemos si quieres. También soy padre y fanático del esquí de montaña y el senderismo. Con eso, empecemos con una historia sobre un ficticio gerente de ingeniería, y como de costumbre, cualquier similitud con personajes y eventos de la vida real es totalmente accidental.

Nuestro gerente de ingeniería se despierta, sin sentirse realmente descansado, porque han dormido, pero no ayudó mucho, como suele suceder en su vida, desafortunadamente. Miran la hora y, oh Dios, llegan tarde.

Es hora de preparar un sándwich descuidado para el desayuno, lanzarlo directamente al horno, por así decirlo, y dirigirse a su lugar de trabajo, donde, lo primero es lo primero, encuentran la taza más grande disponible y la llenan de café para pasar la mañana, pero apenas pestañean y la taza está vacía. Oh, Dios, así que necesitan hacer más café y ser más conscientes de beberlo, y todo eso para no ir a revisar su bandeja de entrada, porque es terrible.

Temen revisar su bandeja de entrada. Cada vez que lo hacen por la mañana, hay más de 1,000 mensajes no leídos en total caos, ilegibles, pero esta vez lo revisan y solo hay 700 más desde la noche anterior, así que tal vez el día vaya a ser un poco mejor hoy, y revisan su calendario y se dan cuenta de que no, no va a ser mejor, porque su calendario es doloroso de ver, porque tienen todo el día reservado para reuniones, por lo que no hay tiempo real para hacer un trabajo real.

Bueno, es lo que es. Suspiran y comienza el día. A mitad de su primera reunión, reciben un mensaje enojado de su CTO, quien dice que se perdieron un problema urgente del departamento de ventas. Desafortunadamente, nuestro gerente de ingeniería no tiene idea de qué están hablando, así que investigan en su bandeja de entrada K07, y ahí está. Hace cinco días, aparentemente hubo un hilo de correo electrónico con URGENTE en mayúsculas en el asunto, y ellos no respondieron a este hilo de correo electrónico, desafortunadamente, así que suspiran nuevamente e investigan cuál podría ser el problema y reciben una notificación del mensajero corporativo que dice, en el canal, mira mi nueva solicitud de extracción, alguien.

Bueno, ellos son el gerente de ingeniería, ¿verdad? Tienen que revisar las solicitudes de extracción que su equipo está creando, sin duda, así que hacen clic en el enlace y ven un monstruo de 2,000 líneas. Bueno, están aterrados, por supuesto. Piensan, en primer lugar, en cuántas veces tienen que decirle a su equipo que la solicitud de extracción no debe ser tan grande. Debería tener como máximo 200 o 300 líneas o algo así, pero ellos son el gerente de ingeniería. Tienen que hacerlo, así que van y revisan la solicitud de extracción.

Bueno, a mitad de la solicitud de extracción, una persona de HR también se comunica con ellos a través de un mensajero diciendo que nuestro gerente de ingeniería les debe un formulario sobre un nuevo empleado que comienza mañana, y este formulario venció hace una semana, ¿adivinen qué? Hubo una notificación por correo electrónico al respecto. Bueno, sí, también es urgente, así que nuestro gerente de ingeniería comienza a trabajar en ese formulario porque un nuevo empleado comienza mañana. Debe completarse.

En este punto, alguien menciona su nombre en la reunión en la que están, y ellos no tienen idea de cuál era el contexto y por qué alguien mencionó su nombre, pero afortunadamente, no sonó como una pregunta, por lo que tal vez puedan simplemente ignorarlo y no necesiten avergonzarse diciendo que no estaban prestando atención. Así que sí, finalmente, la reunión ha terminado. El formulario de HR está listo. El primer logro del día. ¡Hurra!

Desafortunadamente, hay un mensaje aún más enojado del CTO porque el problema de ventas todavía está ahí y nuestro gerente de ingeniería no ha respondido a ninguna de las solicitudes al respecto. Así que sí, comienzan a investigar nuevamente y el día continúa así. Por fin, ha terminado, aproximadamente dos, dos horas y media después del final oficial del día de trabajo, pero en dos horas y media después de eso, nuestro gerente de ingeniería finalmente puede irse a casa y llegar justo a tiempo para una cena muy rápida y meterse en la cama y ver un programa de televisión antes de apagarse y luego comienza el siguiente Día de la Marmota de verdad. Así que sí, ese es el final de la historia y tengo una pregunta para todos ustedes.

¿Algo de esto te resulta familiar? Porque a mí me resulta muy familiar, y espero que también te resulte familiar a ti porque estás escuchando esta charla.

Así que enumeremos los errores que cometió nuestro gerente de ingeniería ficticio. En primer lugar, sus flujos de información están muy desestructurados. Tienen una bandeja de entrada caótica con la que lidiar. Hay notificaciones que rompen el contexto por todas partes. Las tareas se registran en todas partes. Muchas de ellas están en el correo electrónico. Algunas de ellas probablemente están en el mensajero corporativo. Algunas de ellas están en donde sea que hagan revisiones de código. Seguramente hay un sistema de seguimiento de problemas involucrado en algún lugar, espero, porque sin un sistema de seguimiento de problemas sería aún más caótico. Así que sí, las tareas se registran en todas partes. Es difícil manejarlas todas.

Ahora también hay una mala gestión del calendario involucrada. Tener todo el día reservado para reuniones no es saludable, ¿verdad? Y no es sorprendente que la participación en las reuniones se vea afectada. Hay falta de enfoque. También hay falta de priorización de tareas. Entonces, lo que hemos visto es un simple algoritmo de procesamiento de pila, ¿verdad? Lo último que llega es lo primero en recibir atención. Nada se descarta. La pila en realidad no se desborda. Así que claramente hay sobrecarga. El gerente de ingeniería está tratando de hacerlo todo, lo cual es demasiado. Y todo esto lleva eventualmente a la falta de disciplina en el tiempo de trabajo, ¿verdad? Trabajando regularmente horas extras, agotándose, sin tomarse suficiente tiempo para relajarse y desconectar, y agotándose aún más por eso.

Entonces, ¿qué hacer? Mi receta para domar una agenda de trabajo fragmentada y sacar a un líder de ingeniería de su caos diario consta de cuatro partes o cuatro pasos, si quieres. Organizar, priorizar, delegar y enfocar. Hablemos de cada uno de ellos. Comenzando con organizar, la idea principal es reducir el ruido y poner todas tus tareas en un solo lugar. ¿Cómo? Primero, debemos reconocer que no todos los mensajes son iguales. Puede haber notificaciones de correo electrónico que se crean automáticamente, ¿verdad? Algunos robots. Puede haber notificaciones de correo electrónico de algunos, no sé, forms que se envían a una lista de distribución. Y las personas que envían este formulario, su solicitud a través de este formulario, realmente esperan que alguien responda en varios días.

Entonces, esas se pueden agrupar en algunos grupos. Y estos grupos generalmente son carpetas. Así que las carpetas de correo electrónico ayudan mucho. Las carpetas de correo electrónico más las reglas de clasificación automática para que todo lo que necesite ser guardado en su propio grupo y no procesado de inmediato tenga una carpeta de correo electrónico. Y la carpeta sin carpeta, es decir, la bandeja de entrada predeterminada, solo debe permanecer para las personas que desean recibir una respuesta de usted pronto. Y cosas muy importantes como una notificación sobre la finalización de la producción.

Ahora las notificaciones en los mensajeros también necesitan orden. Así que solo se debe notificar cuando se etiqueta y para mensajes directos. Además, algunos canales sobre alertas como la producción está caída. Y por cierto, estos canales deben estar separados de los canales sobre otras cosas a las que no necesitas reaccionar de inmediato. Y también sobre las etiquetas, las personas no deben abusar de las etiquetas. Por lo tanto, cosas como agregar canal, mira mi nueva solicitud de extracción no está bien porque sí, eso es claramente abusar de las etiquetas. Eso debería haber sido una etiqueta de una persona o ninguna etiqueta en absoluto. Y finalmente, es muy importante que todas las tareas estén en un solo lugar. Y mi enfoque para esto es elegir una aplicación de tareas pendientes y enviar allí todas las tareas de los correos electrónicos que recibes cuando necesitas dar seguimiento a algo del mensajero, cuando alguien quiere algo de ti. De las reuniones, los puntos de acción creados en las reuniones también deben terminar en la aplicación de tareas pendientes. E incluso de Jira. Sí, hay tickets en Jira. Pero si hay tickets en Jira y tareas pendientes en tu aplicación de tareas pendientes, no puedes hacer una priorización cruzada realmente. Así que ayuda mucho si creas tareas pendientes para los tickets de Jira también.

Luego puedes priorizarlos frente a otras cosas. Entonces, una vez que tienes todas las tareas pendientes en un solo lugar, adopta un enfoque asíncrono con todo lo que puedas mediante la grabación de una tarea pendiente, programándola para una fecha específica que elijas y volviendo a lo que estabas haciendo antes de necesitar grabar una tarea pendiente. De esta manera, tu contexto se flexiona pero no se rompe. O al menos no se rompe tanto. La única excepción a esta regla es si una tarea pendiente lleva no más de X minutos, hazla de inmediato. Donde X varía dependiendo de qué tan frágil sea tu contexto personal. Así que mi contexto personal generalmente es muy frágil. Así que para mí, X es igual a 1. Algunas personas tienen contextos menos frágiles y sus mentes pueden soportar más rupturas de contexto por lo que pueden tener X igual a 3 o algo así.

Ok, entonces hemos organizado el flujo de tareas entrantes.

Ahora es el momento de priorizarlo. Hay varias técnicas de priorización. Una de las más populares es la matriz de Eisenhower. He vinculado a continuación la descripción de los fundamentos de la matriz de Eisenhower. Casualmente, también es el sitio web de mi aplicación de tareas pendientes favorita, que estoy respaldando completamente de forma gratuita. O no realmente completamente gratis. He tomado una imagen de su sitio web. Pero Todoist es una aplicación de tareas pendientes realmente buena que puedo recomendar. Esta imagen describe la idea de la matriz de Eisenhower. La idea es distinguir entre la noción de urgencia y la noción de importancia. Estos son dos parámetros de una tarea. Puede haber una tarea urgente pero no importante y una tarea importante pero no urgente. Dependiendo de los valores de estos dos aspectos, se debe elegir una estrategia diferente. Debido a que las nociones de urgencia e importancia son propensas a la interpretación, necesitas tener tu propia comprensión de ellas, o cada persona tiene su propia comprensión, tendrás que encontrar tu propia forma de aplicar los conceptos de la matriz de Eisenhower a tu trabajo. Pero es importante aplicarlos de alguna manera y seguir los pasos de priorización para programar tus tareas teniendo en cuenta su prioridad. Bien, después de haber priorizado nuestras tareas, es hora de delegar. Y debido a que la delegación es algo o un paso que a menudo es subutilizado por los líderes de ingeniería, quiero hablar específicamente sobre por qué delegar. ¿Por qué delegamos? ¿Por qué queremos delegar? Bueno, por lo general, los líderes de ingeniería son promovidos a sus roles como ingenieros muy eficientes con potencial de liderazgo. Ahora se convierten en el punto focal de las tareas entrantes para todo el equipo, por lo general. Y también son muy pragmáticos, son ingenieros, ¿verdad? Como punto focal, miran cada tarea y piensan, ¿quién sería la persona más óptima para hacer esto? Oh, supongo que soy yo, porque soy un ingeniero muy eficiente, ¿verdad? Y terminan haciendo muchas cosas de esto, lo cual realmente no es escalable. Entonces, la delegación se trata de escalabilidad. ¿Cómo habilita la escalabilidad? Bueno, libera tu agenda si delegas, incluso si es solo a largo plazo. Y al principio, delegar una tarea lleva más tiempo que hacer la tarea en sí, porque necesitas explicar, compartir conocimientos, establecer puntos de control, hacer los puntos de control, y así sucesivamente. La técnica de delegación probablemente sea tema de una charla diferente. Pero sí, eso no significa que no debas liberar tu agenda eventualmente.

Esta es la forma correcta de liberar tu agenda y, francamente, a veces la única forma. También elimina los cuellos de botella, no solo al liberar tu agenda, sino también al compartir conocimientos y habilidades necesarios para realizar las tareas, creando más redundancia en las tareas. Y adivina qué, ya no tendrás que trabajar durante tus vacaciones, porque has delegado las tareas y alguien más que no está de vacaciones puede hacerlas.

Entonces, especialmente te elimina como el cuello de botella, porque tú como el cuello de botella es el alcance de la charla actual. Además, la delegación le brinda a otros más impacto y más motivación, más sensación de impacto y, por lo tanto, más motivación, porque si la delegación de una tarea se hace bien, a las personas les gustará hacer lo que les has delegado. Sentirán que están entregando más impacto, que están asumiendo más responsabilidad y eso es bueno para su crecimiento.

Lo que también es bueno para su crecimiento son las nuevas habilidades, conocimientos y capacidades que obtienen cuando les delegas tareas, ¿verdad? Entonces, sí, con esta diapositiva, desmitifiquemos un mito popular que la gente tiene sobre la delegación. No se trata realmente de pasarle trabajo a los demás. Se trata de escalar, ¿verdad? Se trata de escalar como líder. Entonces, bueno, ¿qué delegar entonces? La respuesta es muy simple y algo aterrador, todo. Es importante tener en cuenta que es poco probable que llegues a hacerlo todo, pero para hacer suficiente delegación como líder de ingeniería, debes intentar delegar todo. Debes pensar en delegar todo lo que puedas. Y probablemente terminarás no delegando todo realmente, pero habrás pensado en delegar todo.

¿Por dónde empezar? Bueno, en términos de la matriz de Eisenhower, comienza con lo urgente pero no importante. Eso es lo que sugiere la matriz por defecto para delegar, porque como líder de ingeniería, quieres trabajar en problemas importantes y no en problemas no importantes, especialmente en los urgentes que también interrumpen tu contexto, ¿verdad? Así que adelante y delega esos. Ahora, por defecto, la matriz de Eisenhower no sugiere delegar nada más, pero sugiero que sigas adelante y delegues la otra parte de las tareas que interrumpen más el contexto, como las que son urgentes e importantes. Tendrás que encontrar tiempo para hacer eso, ¿verdad?, y no será fácil encontrar tiempo para delegar una tarea urgente en particular cuando la recibas. Pero programa delegar toda la clase de esas tareas. Piénsalo y delégalo como un proceso.

Luego puedes continuar y delegar tareas importantes pero no urgentes. La buena noticia es que hay tiempo para delegar estas tareas. No son urgentes, así que encuéntralo. Y también piensa en delegar toda la clase de esas tareas en lugar de una por una. Entonces has organizado el flujo de tareas entrantes, las has priorizado, has delegado lo que pudiste. Ahora es el momento de finalmente enfocarte. ¿Qué significa enfoque en este contexto? Bueno, muchos de ustedes habrán oído hablar de flujo, ¿verdad? ¿Qué es el flujo? Es un estado mental en el que podemos trabajar de manera muy eficiente en tareas creativas. Hay un libro completo dedicado a esto escrito por Michal Csikszentmihalyi hace varias décadas que recomendaría totalmente. Todos necesitan tiempo de flujo. Necesitas tiempo de flujo, que es tiempo de enfoque. Para obtenerlo, controla tu calendario.

Específicamente, únete a todas las reuniones que aporten valor para ti y concéntrate en ellas cuando estés presente para que realmente te aporten valor. Opta por intervalos más cortos. En lugar de 30 minutos, programa 25 minutos. En lugar de 60 minutos, tal vez 50 o incluso 45 minutos. Y estos pequeños restos de tiempo te dan tiempo para procesar las notas de la reunión, hacer algunas tareas de seguimiento pequeñas y programar otras más grandes, ir al baño, lo cual también es importante a veces. Y lo más importante, reducen la fragmentación de tus siguientes intervalos de tiempo de enfoque en tu calendario para que no tengas que fragmentarlos mucho para hacer estas pequeñas cosas.

Y por cierto, acerca de los intervalos de tiempo de enfoque, también prográmalos en tu calendario y luego protégelos porque a menudo las personas querrán programar sus reuniones en esos momentos. Así que necesitas hablar con esas personas y sugerirles que programen las reuniones cuando haya un espacio libre en tu calendario. ¡Pueden tener temáticas, ¿verdad? Tiempo para revisar código, tiempo para revisar CV si estás involucrado en la contratación, tiempo para revisar el rendimiento de las personas, tiempo para escribir si estás involucrado en eso y es esa temporada nuevamente, e incluso tiempo para trabajar en un ticket porque si tienes un ticket asignado, necesitas trabajar en él y si no tienes un intervalo en el calendario programado para eso, ¿adivina qué? Alguien programará una reunión en él y ¿cuándo tendrás tiempo para trabajar en ese ticket? Bueno, supongo que después de horas o nunca. Así que sí, terminarás como ese gerente de ingeniería trabajando horas extras.

Y finalmente, cuando estés en tu tiempo de enfoque, no te distraigas. Evita la procrastinación a toda costa. Para salir de la procrastinación, muchas recompensas ayudan. Cosas como, bien, cuando termine con esta enorme solicitud de extracción de 2009, voy a tomar un refrigerio o dar un paseo para relajarme. Los refrigerios, como muchas recompensas, son una pendiente resbaladiza. Así que sí, úsalos bajo tu propia discreción. Y también, cuando estés enfocado y trabajando, ayuda mucho evitar distracciones cuando escuchas ruido marrón o cosas así. Y si es posible, si puedes permitírtelo, activa el modo No Molestar en tu computadora.

Así es como te enfocas. Imaginemos que has organizado tu flujo de tareas entrantes, las has priorizado, has delegado lo que pudiste, te estás enfocando adecuadamente. ¿Qué pasa si aún es demasiado? Bueno, malas noticias. Entonces estás legítimamente sobrecargado. ¿Qué hacer en ese caso? En primer lugar, conoce a tu enemigo, recopila información sobre tu sobrecarga. ¿Cuánto tiempo realmente dedicas a cada cosa? ¿Cuánto tiempo preferirías dedicar a cada cosa en tu mundo ideal? Y lo que has delegado, lo que has hecho al respecto, lo que no puedes delegar y por qué motivo. Luego, porque quieres mantener un horario de trabajo sano, describe el impacto en el negocio de la situación actual. Está bien, simplemente no puedes hacer cierto conjunto de tareas entrantes. ¿Cuál es el impacto en el negocio de esto? Descríbelo para ti mismo, porque luego necesitas ir a tu gerente, escalar la situación y describirles el impacto en el negocio. Y luego solicita medidas, redistribuir tareas a otros equipos, más personas en tu equipo, y así sucesivamente.

Y eso es todo lo que tengo hoy para ti. Resumamos. En primer lugar, cuatro componentes del camino de un líder de ingeniería para salir del caos diario. Organiza, carpetas de bandeja de entrada más clasificación automática, disciplina en las notificaciones del mensajero, establecer una lista de tareas en una aplicación de tu elección y mantenerla sincronizada con todo lo que tienes, a menos que sea una tarea muy rápida. Y priorizar las cosas, matriz de Eisenhower, búscala y establece tu propia forma de aplicar los conceptos. Delega tareas, delega todo o al menos intenta hacerlo. Y opta por delegar clases completas de tareas en lugar de tareas individuales. Y finalmente, enfócate. Ajusta tu calendario, solo asiste a reuniones que te aporten valor y concéntrate en ellas. Utiliza intervalos más cortos, programa y protege bloques de enfoque y luego evita distracciones en tus bloques de enfoque utilizando muchas recompensas, ruido marrón y el modo No Molestar si puedes permitírtelo. Y si aún estás sobrecargado, realiza un seguimiento y analiza tu sobrecarga, describe el impacto de la misma y escálala a tu gerente. Y con eso, muchas gracias. Estoy disponible para preguntas en Discord.